Arbetsmiljöansvaret är ett av de mest grundläggande juridiska ansvaren en arbetsgivare bär – och ett av de som flest arbetsgivare har en otillräcklig förståelse för. Det handlar inte om att ha rätt pärmar på hyllan. Det handlar om att faktiskt skydda de människor som arbetar för dig. Den här checklistan går igenom vad som krävs, varför det krävs och vad som händer om det inte uppfylls.
Grunden – förstå vem som bär ansvaret
☐ Förstå att arbetsmiljöansvaret alltid ligger hos arbetsgivaren
Det är det viktigaste att ha klart för sig från start. Arbetsmiljölagen placerar det övergripande ansvaret för arbetsmiljön hos arbetsgivaren – inte hos skyddsombudet, inte hos en extern konsult och inte hos de anställda själva. Det innebär att en arbetsgivare inte kan delegera bort ansvaret, bara det operativa genomförandet av specifika uppgifter.
Det innebär också att okunskap inte är ett skydd. Att inte veta om ett krav finns fritar inte arbetsgivaren från ansvar för att kravet inte uppfylls. Arbetsmiljöverket är tydliga i sina föreskrifter: det är arbetsgivarens skyldighet att ta reda på vad som gäller.
☐ Identifiera vem som är operativt ansvarig i din organisation
I en enmansorganisation är svaret enkelt. I en större organisation kan det operativa arbetsmiljöansvaret delegeras till chefer och ledare på olika nivåer – men delegeringen ska vara dokumenterad, tydlig och förankrad i den som tar emot ansvaret. En delegation utan resurser, befogenheter och kunskap är inte en giltig delegation i lagens mening.
Säkra Liv betonar i sin utbildning för arbetsgivare att en av de vanligaste bristerna i arbetsmiljöarbetet är otydlig ansvarsfördelning – att alla tror att någon annan har ansvar för en specifik fråga, tills det uppstår ett problem och det visar sig att ingen hade det.
Systematiskt arbetsmiljöarbete – SAM
☐ Upprätta en dokumenterad policy för arbetsmiljö
Alla arbetsgivare med fler än tio anställda är skyldiga att ha en skriftlig arbetsmiljöpolicy. Men oavsett storlek är en policy ett viktigt styrverktyg – det är dokumentet som kommunicerar vad arbetsgivaren prioriterar och vilka principer som gäller för hur arbetet ska bedrivas.
En policy som existerar på ett intranät ingen läser är ingen policy i praktiken. Den ska vara känd av de anställda och levande i hur arbetet faktiskt bedrivs.
☐ Genomför regelbundna riskbedömningar
Riskbedömning är hjärtat i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det innebär att systematiskt identifiera vad som kan orsaka skada eller ohälsa i arbetet, bedöma sannolikheten och konsekvensen av varje risk, och dokumentera vilka åtgärder som vidtas för att eliminera eller minimera riskerna.
Riskbedömningen ska inte vara ett engångsarbete. Den ska uppdateras när arbetsuppgifter förändras, när ny utrustning introduceras, när en olycka eller tillbud inträffar och regelbundet som en del av det löpande SAM-arbetet. En riskbedömning som gjordes 2018 och aldrig uppdaterats är en riskbedömning som inte speglar verkligheten.
Arbetsmiljöverket publicerar branschspecifika riskbedömningsverktyg och vägledning för hur riskbedömningen ska genomföras – material som är kostnadsfritt och väl anpassat för olika verksamheters specifika utmaningar.
☐ Upprätta och följ upp handlingsplaner för identifierade risker
En riskbedömning som identifierar risker utan att åtgärderna följs upp är ett dokument, inte ett skydd. Varje identifierad risk ska ha en tydlig åtgärd, en ansvarig person och ett datum för när åtgärden ska vara genomförd.
Det är i uppföljningen som SAM-arbetet antingen fungerar eller fallerar. Arbetsmiljöverket inspekterar just det – inte om riskbedömningen ser bra ut på pappret, utan om åtgärderna faktiskt genomförts och om de haft effekt.
☐ Dokumentera allt
Dokumentationen i SAM-arbetet fyller två funktioner: den gör att arbetet faktiskt genomförs systematiskt och konsekvent, och den ger ett bevis på att arbetsgivaren fullgjort sina skyldigheter om en tillsynssituation eller en olycka uppstår. Arbetsgivare med tio eller fler anställda är skyldiga att dokumentera SAM-arbetet skriftligt. Arbetsgivare med färre anställda uppmuntras starkt att göra det ändå.
Specifika utbildningskrav
☐ Kartlägg vilka certifieringskrav som gäller för din verksamhet
Utöver det generella kravet på utbildning för de risker som finns i arbetet finns det ett antal specifika certifieringskrav som gäller för specifika arbetsmoment. Heta arbeten – svetsning, skärning, slipning och lödning på tillfälliga arbetsplatser – kräver certifiering från Brandskyddsföreningens system. Arbete med kemikalier kräver specifik utbildning. Arbete på hög höjd och med lyftanordningar kräver dokumenterad kompetens.
Kartläggningen av vilka certifieringskrav som gäller är arbetsgivarens ansvar. Säkra Liv erbjuder rådgivning och utbildning som hjälper arbetsgivare att identifiera de krav som gäller för deras specifika verksamhet och säkerställa att de uppfylls – inklusive system för att hålla koll på när certifikat löper ut och behöver förnyas.
☐ Säkerställ att certifikat är giltiga och uppdaterade
Ett certifikat som löpt ut är lika lite värt som inget certifikat alls – ur försäkringsbolagets och i vissa fall ur lagens perspektiv. Heta arbeten-certifikat gäller i fem år. En arbetsgivare som inte har ett system för att hålla koll på när certifikat löper ut riskerar att hamna i den situation där ett arbete utförts av en person vars certifikat löpt ut …